העיר באר שבע תחת סרגל המדידה

בעקבות זכייתה של חברת "קלימי אורן" במכרז למתן שרותי סקר ומדידה לארנונה והיטלים בעיר באר שבע, החלטנו לשמוע רשמים על התקדמות הפרויקט והעניין הרב שהוא מייצר בתחום ברשויות המקומיות.

ראשית ניסינו להבין מאדריכלית גלית אורן, מנכ"לית "קלימי אורן", מה היו האתגרים והיכן הפרויקט עומד היום? וכך גלית מספרת:
"מדובר בפרויקט בהיקף מהגדולים שמתבצעים בישראל, הפרויקט מציב אתגר בפני החברה מבחינת ההיקף והמורכבות שבו. באר השבע הינה העיר השנייה בגודלה בישראל והוטלה עלינו משימת סריקה של כ-38,000 תיקים ומדידה בפועל של כ-16,000 יחידות מגורים".

ואמנם על מנת לעמוד במשימה, בחברת "קלימי אורן" הבינו שיש לחבור לחברת M.P.L המומחית בתחום הסריקה, קטלוג מסמכים והפיכתם למדיה דיגיטלית.
יחד עם M.P.L הוקם סניף בבאר שבע המונה עובדים מתחומים שונים – מודדים וסוקרים, עובדי מחשוב ומעבדי נתונים, נותני שירות לקבלת קהל ומנהלים מהטובים בחברה.
כולם במטרה לספק לעיר ולתושבים שירות מהיר ויעיל.

המשרדים בעיר פעילים כשנתיים, היכן הפרויקט עומד? גלית משתפת אותנו:
"עד כה יצאנו למדידה של כ-3000 יחידות דיור, אולם החלק המעניין ביותר הינו החיבור העמוק בין קלימי-אורן לבין עיריית באר שבע. יחד בנינו תהליך מובנה על מנת לייצר לרשות שקט ולמנוע עומסים וחיכוכים בין התושבים לעובדי העירייה. התהליך בנוי בצורה הבאה:

1. תיאומי מדידה - אנו שולחים הודעה לתושב על תאריך מדידה צפוי עבור הנכס.
2. ביצוע המדידה – הסוקר מגיע לתושב ומנסה לבצע מדידה (במידה ואין אף אחד בנכס, ישנו תהליך ברור מה יש לבצע עד להשגת המדידה).
3. בדיקת היטלים – באמצעות סריקת התיקים שחברת M.P.L מבצעת אנו מבצעים השוואה בין המדידה בפועל להיתר הבניה המקורי.
4. שליחת התוצאות – במידה ומתגלה סטייה אנו שולחים לתושב את תוצאת המדידה.
5. עדכון מערכות הגבייה – עובדי החברה מעדכנים במערכות הגבייה של העירייה את הבקשה לתשלום, אם נדרשת.
6. הפקת שוברי תשלום – כעיקרון אנו מעבירים את המידע למערכות הגבייה והשוברים נשלחים אוטומטית לתושבים, לעיתים בעקבות בירור או השגה כלשהי אנו אף מפיקים את השבור לתשלום ידנית ומוסרים לתושב.
7. קבלת קהל – אחד החלקים החשובים ביותר בתהליך. אנו נמצאים בעיר עצמה ומספקים לתושבים שירות בוקר וצהריים, עונים על שאלות, מסבירים ומבררים יחד השגות שונות שיש לתושבים לגבי התשלום שנמסר להם.

חשוב להבין, לרוב תהליכים כאלו מלווים בעימותים רבים ו"רעש" בתוך העירייה.באמצעות הוצאת התהליך למיקור חוץ, אנחנו משמשים כ"פנים" של העירייה מול התושבים, וזאת לעיתים אף בהתדיינויות משפטיות שמתעוררות מפעם לפעם, הכול נעשה אצלנו ללא התערבות של העירייה- עבור העירייה זה נותן מענה מלא ומושלם."

האם התהליך מול התושבים אמנם מלווה בעימותים וכעסים? לדברי גלית דווקא לא, האווירה בעיר סביב המדידות והתהליך שקטה ולא התגלו חיכוכים מתוקשרים.

אתגר נוסף שחברת "קלימי-אורן" התבקשה לעמוד בו הינו אתגר הנפקת אישורי העדר חובות לטאבו. כחלק ממדיניות המדינה לוודא לפני הנפקת אישור שכזה שלתושב אין חוב לרשות, על הרשות לבצע מדידה ולאשר שאין היטל גבייה.
רוב הרשויות מבצעות בדיקה ללא מדידה ולא מצליחות לבצע גבייה אמיתית מהתושב, בעיקר עקב הזמינות המיידית שנדרשת למתן האישור.
"קלימי-אורן" התחייבו לתת מענה תוך 5 ימי עבודה, הכוללים מדידה, בדיקת ההיטל ומתן תשובה לגבייה. זהו פרק זמן חסר תקדים, בפרט כאשר מדובר לעיתים בכ-500 בקשות שכאלו בחודש.

לחברת M.P.L יש תפקיד משמעותי בפרויקט, וכך מספר לנו אשר גליקמן מנכ"ל החברה:
"הפרויקט היינו פרויקט טכנולוגי מורכב אך מעניין ביותר. נדרשנו תוך זמן קצר יחסית לסרוק עשרות אלפי תיקים המורכבים ממסמכי מדידות, היתרי בנייה ואישורים שונים. חלק מהמסמכים בגדלים גדולים מאוד ועל מנת להתמודד עם המצב הבאנו לבאר שבע סורקים ייעודיים בפורמט רחב.
בעיר הוקם למעשה סוג של "פס יצור" המושך את התיקים מהארכיון, סורק ומקטלג אותם על פי מפתחות שהוגדרו מראש לכ-1000 תיקים בחודש!
למעשה לצד הסריקות שאנו מבצעים עבור "קלימי אורן", אנו סורקים את כלל התיק לטובת מחשוב התיקים באגף ההנדסה."

גלית משתפת אותנו בצדדים נוספים מהעבודה הצמודה בעירייה:
"אמנם זכינו במכרז מסוג מסוים, אך כאשר הרשות מבינה כיצד הוצאת הפעילות החוצה מקצרת תהליכים ומייעלת את השרות לתושב, לפתע אנו מתבקשים למלא עוד ועוד משימות חיוניות, לדוגמה: בעיר באר שבע, עיר ברוכת סטודנטים והחלפות שמות שוכרים בנכסים, הופעל לחץ רב על הרשות בבקשות שכאילו. הוחלט להעביר את המשימה אלינו וכעת אנו מבצעים את העברת הנכסים לשמות הנכונים ואף בדיקת הזכאויות של הסטודנטים בגבייה.
דוגמה נוספת הינה קבלת רשימה ארוכה של נכסים ללא גביה וללא שטחים, התבקשנו "לעשות סדר" ולהבין אילו נכסים אלו וכיצד גובים עבורם היטלים נכונים.
כל אלו ועוד מייצרים שותפות אמיתית בינינו לבין עיריית באר שבע"